SharePoint リストの「列の検証」「検証の設定」で入力ミスを防ぐ

こんにちは、SxS担当の新入社員です。
1月よりサポートチーム所属となりました、まだまだ色々と勉強中ですがどうぞよろしくお願いいたします！

「列の検証」「検証の設定」機能

SharePointのリスト、ご活用いただいてますか。

「人によって入力の仕方が微妙に違って後々処理しにくい」「入力ミスで差し戻しがあると手間が増えて面倒くさい」そんな経験ありませんでしょうか。

そういった悩みを解決してくれるのがリスト設定の「列の検証」「検証の設定」機能です。

二つのざっくりとした違いは以下の通り。

• 列の検証 = 列単位での制御（他の列の参照は不可）
• 検証の設定 = リスト単位での制御（他の列の参照可）

この機能を使用すれば「指定の文字を入力していないと登録できない」「指定の日付より後は選択できない」といった制限が可能になります。

例と共に、以下に方法をご案内いたします。

具体例と方法

タイトルに「申請」の文字が入っていない場合エラーを返す（列の検証）

１．該当リストを表示 > 右上の［設定］>［リストの設定］>「列」欄の該当列名を選択

２．［列の検証］> 数式欄に以下を記入

=ISNUMBER(FIND(“申請”,[タイトル]))

→[タイトル]に 申請 が含まれているかどうかを判断します。

３．ユーザーメッセージ欄にはエラー時のコメントを設定することができます。

上記の設定をすると……

上図のようにタイトルに「申請」の文字が含まれない場合はエラーで登録ができないようになりました。

二つの日付列（[開始日]と[終了日]）を比較して一週間以上離れる場合はエラーを返す（検証の設定）

１．該当リストを表示 > 右上の［設定］>［リストの設定］>［検証の設定］

２．数式欄に以下を記入

=[終了日]<=DATE(YEAR([開始日]),MONTH([開始日]),DAY([開始日])+7)

→[終了日]が[開始日]から七日以内かを判断します。

※「検証の設定」の場合はエラー表示が該当項目直下ではなく最上部に出ます。

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上記の「設定の検証」に加えて、[開始日] に「列の検証」を追加することも可能です。

=[開始日]<=DATE(“2021″,”04″,”01”)

→開始日 列の日付が 2021/04/01 より前かどうかを判断

→開始日が2021/04/01 かつ 終了日が一週間以内

※以下のように、AND関数を使用すれば「検証の設定」で一括設定も可能ですが、エラーメッセージは同一になります。

=AND([終了日]<=DATE(YEAR([開始日]),MONTH([開始日]),DAY([開始日])+7),[開始日]<=DATE(“2021″,”04″,”01”))

その他、使用できる関数一覧や数式例はこちら　※Microsoft公式ページ
（列の検証では使用できない数式も記載があるのでご注意ください）

ご参考になれば幸いです。

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