こんにちは！SxSの村木です。
６月に入り、もうすぐ梅雨入りですね。
梅雨の時期を少しでも楽しく過ごせるように、可愛い傘をこの前購入しました。
生地に色々な猫ちゃんの写真が載っている傘でして、
私の愛猫のうにちゃんに似ている猫ちゃんも載っており、とても気に入ってます。
皆さんも雨天時に活躍できそうな素敵な傘や雨靴などを、探してみてはいかがでしょうか？
突然ですが、ドキュメントを共有するときってどのように行ってますか？
SharePoint サイトでドキュメントを管理しているのであれば、
わざわざローカル PC にダウンロードしてメールに添付して…といった手段を取らずに
SharePoint の共有機能でドキュメントを共有しますよね。
普段から利用する機能だけど、実のところ仕様の詳細はよく分からない…といったように
SxSでも共有機能に関するお問い合わせをいただくことがあります。
本日はそのような共有機能に関するお問い合わせを３つほどご紹介します！
グループへドキュメントを共有するには
【お問い合わせ内容】
SharePoint サイトに格納されているドキュメントをユーザー個別にではなく、
テナント内のグループ宛てに共有したいと思っています。
共有機能でグループのメールアドレスを指定しても、受信者が見つからないとエラーになります。
グループはテナント内に存在していることは確認済みなのですが、原因は何でしょうか？
【回答内容】
共有機能は、指定したユーザーもしくはグループの権限を
ドキュメントに付与する形となるため、権限付与が可能な以下のグループで利用可能です。
- Microsoft 365 グループ
- セキュリティ グループ
配布リストは権限付与ができないため、共有機能では利用することができません。
権限付与が可能なグループをご利用いただくようにご案内しました。
ドキュメントがダウンロードできてしまう
【お問い合わせ内容】
ドキュメントを共有する際、「ダウンロードできません」に設定した上で、ユーザーに共有しました。
しかしながら、共有されたユーザーはドキュメントをダウンロードできてしまいます。
どのように設定すれば、ダウンロードさせずに共有できますか？
【回答内容】
共有されたユーザーが、そのドキュメントに対して元々権限が付与されていた場合は
より強い権限レベルの操作範囲が適用されます。
例えば閲覧権限は表示とダウンロードが可能な権限レベルとなりますが、
ドキュメントに対して元々閲覧権限が付与されていたユーザーに
- 「ダウンロードできません」設定で共有→（元々の閲覧権限により）ダウンロード可能
- 「編集可能」設定で共有→（共有する際の権限付与により）編集可能
といった挙動になります。
そのため、元々の権限設定を変更することで、想定通りの共有が可能です。
ゲストユーザーが共有機能を使用できない
【お問い合わせ内容】
SharePoint サイトにゲストユーザーを招待しています。
ゲストユーザーがドキュメントを共有しようとすると共有できず、
「既存アクセス権を持つユーザー」を対象としたリンクしかコピーできません。
ゲストユーザーは編集権限があり、テナント内のユーザーは同じ権限レベルで共有可能なのですが、
ゲストユーザーは共有できない仕様なのでしょうか？
【回答内容】
ゲストユーザーの場合は、SharePoint 管理センター内の共有設定にて、
“ゲストが所有していないアイテムを共有できるようにする” のチェックが入っていないと
編集権限では共有できません。
チェックを入れることで、テナント内のユーザーと同じように共有が可能です。
なお、チェックが入っていなくても、ドキュメントに対してフルコントロール権限があれば
ゲストユーザーでも共有が可能です。
今回のお問い合わせ事例は以上となります。
SxSでは普段ご利用の機能のお問い合わせも、ひとつひとつ分かりやすく丁寧に回答しております！
SxS気になるなぁとおもったら、サービスページをご確認ください。
Microsoft 365 を使う中で「ちょっと聞きたい？」にすぐ応える体制を用意しています。
また、困っていることがありましたらお問い合わせフォームよりお問い合わせください。
ではまた次回の記事でお会いしましょう。
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