SxSお問い合わせ事例のご紹介 ~ドキュメント共有特集~

こんにちは!SxSの村木です。

6月に入り、もうすぐ梅雨入りですね。
梅雨の時期を少しでも楽しく過ごせるように、可愛い傘をこの前購入しました。

生地に色々な猫ちゃんの写真が載っている傘でして、
私の愛猫のうにちゃんに似ている猫ちゃんも載っており、とても気に入ってます。

皆さんも雨天時に活躍できそうな素敵な傘や雨靴などを、探してみてはいかがでしょうか?


突然ですが、ドキュメントを共有するときってどのように行ってますか?

SharePoint サイトでドキュメントを管理しているのであれば、
わざわざローカル PC にダウンロードしてメールに添付して…といった手段を取らずに
SharePoint の共有機能でドキュメントを共有しますよね。

普段から利用する機能だけど、実のところ仕様の詳細はよく分からない…といったように
SxSでも共有機能に関するお問い合わせをいただくことがあります。

本日はそのような共有機能に関するお問い合わせを3つほどご紹介します!

グループへドキュメントを共有するには

【お問い合わせ内容】
SharePoint サイトに格納されているドキュメントをユーザー個別にではなく、
テナント内のグループ宛てに共有したいと思っています。
共有機能でグループのメールアドレスを指定しても、受信者が見つからないとエラーになります。
グループはテナント内に存在していることは確認済みなのですが、原因は何でしょうか?

【回答内容】
共有機能は、指定したユーザーもしくはグループの権限を
ドキュメントに付与する形となるため、権限付与が可能な以下のグループで利用可能です。
・Microsoft 365 グループ
・セキュリティ グループ
配布リストは権限付与ができないため、共有機能では利用することができません。
権限付与が可能なグループをご利用いただくようにご案内しました。

グループの種類には注意しましょう!

ドキュメントがダウンロードできてしまう

【お問い合わせ内容】
ドキュメントを共有する際、「ダウンロードできません」に設定した上で、ユーザーに共有しました。
しかしながら、共有されたユーザーはドキュメントをダウンロードできてしまいます。
どのように設定すれば、ダウンロードさせずに共有できますか?

【回答内容】
共有されたユーザーが、そのドキュメントに対して元々権限が付与されていた場合は
より強い権限レベルの操作範囲が適用されます。
例えば閲覧権限は表示とダウンロードが可能な権限レベルとなりますが、
ドキュメントに対して元々閲覧権限が付与されていたユーザーに
・「ダウンロードできません」設定で共有→(元々の閲覧権限により)ダウンロード可能
・「編集可能」設定で共有→(共有する際の権限付与により)編集可能
といった挙動になります。
そのため、元々の権限設定を変更することで、想定通りの共有が可能です。

元々権限が付与されていないか確認しておきましょう!

ゲストユーザーが共有機能を使用できない

【お問い合わせ内容】
SharePoint サイトにゲストユーザーを招待しています。
ゲストユーザーがドキュメントを共有しようとすると共有できず、
「既存アクセス権を持つユーザー」を対象としたリンクしかコピーできません。
ゲストユーザーは編集権限があり、テナント内のユーザーは同じ権限レベルで共有可能なのですが、
ゲストユーザーは共有できない仕様なのでしょうか?

【回答内容】
ゲストユーザーの場合は、SharePoint 管理センター内の共有設定にて、
“ゲストが所有していないアイテムを共有できるようにする” のチェックが入っていないと
編集権限では共有できません。
チェックを入れることで、テナント内のユーザーと同じように共有が可能です。
なお、チェックが入っていなくても、ドキュメントに対してフルコントロール権限があれば
ゲストユーザーでも共有が可能です。

設定個所はこちらにあります!

今回のお問い合わせ事例は以上となります。
SxSでは普段ご利用の機能のお問い合わせも、ひとつひとつ分かりやすく丁寧に回答しております!

SxSはどのようなサービスなのか、ご興味がございましたら
こちらの紹介ページをご覧いただければ幸いです。

更にもっとSxSを知りたい!という方は、ぜひお問い合わせフォームよりご連絡ください。

ではまた次回の記事でお会いしましょう。
SxSブログのチェックをよろしくお願いします!

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