みなさんこんにちは！SxS の橋本です。
あっという間に5月も中盤に差し掛かり、梅雨も目前ですね。
新年度から IT 管理の部署に配属となり、
新しく Microsoft 365 について学ぶことになった方も多いと思います。
ただでさえ聞きなれない単語が多い中で、細かな仕組みを理解するのも一苦労ですよね…。
今回は初心者の方が特にイメージしづらい、
「Microsoft 365 グループ」と「SharePoint グループ」の違いとその使い分けについてご説明します！
Microsoft 365 グループとは
Microsoft 365 グループとは、SharePoint だけでなく Teams や Outlook など、
Microsoft 365 全体に関わるアプリケーションと紐づくグループの事です。
Microsoft 365 グループを作成すると、SharePoint には専用のチームサイトが作成され、
Outlook にはグループ用の受信トレイや予定表が利用できるようになります。
また、Teams と紐づけてチームとして活用することも可能です。
こちらの Microsoft 365 グループをテナント管理者にて作成するのであれば、Microsoft 365 管理センターの
[チームとグループ] > [アクティブなチームとグループ] から作成するのが一般的です。
またグループには、
コンテンツに対して同じテナント内のユーザーすべてがアクセス可能な状態（パブリック）にするか、
グループ内のユーザーのみアクセス権が存在する状態（プライベート）にするかを選択することができます。
SharePoint グループとは
それに対し SharePoint グループは、SharePoint サイト上で権限制御を目的に利用するグループです。
サイト毎にグループが存在し、サイト毎にグループを管理します。
SharePoint グループを作っても、Teams や Outlook などの他のアプリケーションと紐づくことはなく、
Microsoft 365 グループのように Microsoft 365 全体に影響を及ぼすことはありません。
SharePoint グループの利用シチュエーション
SharePoint グループを利用するシチュエーションとして、
IT 事業部が管理しているサイトを想像してみましょう。
営業部のユーザーはそのサイトに対して閲覧権限のみ保有してますが、
サイト内には営業部に管理してもらいたい取引先のデータを保存されているリストがあるとします。
そのような中で、そのリストのみ営業部のユーザーにフルコントロール権限を付与するには、
リストの権限をサイトから継承するのではなく、固有の権限を設定する必要があります。
固有の権限の設定は、それぞれのユーザー個別に権限付与を行うと
権限管理が大変となるため、SharePoint グループを活用しましょう。
SharePoint グループは、サイトのアクセス許可の管理画面にて、
上部リボンメニュー内の「グループの作成」から作成することができます。
そこから今回使用する営業部の SharePoint グループを作成し、
その SharePoint グループの中に営業部のユーザーを追加しておきます。
その後、該当のリストのアクセス許可の管理画面にて、
作成した営業部の SharePoint グループに対してフルコントロール権限を付与することで、
営業部はそのリストのみ管理することが可能になります。
また、今回のリスト以外にも同様に
営業部に管理してもらいたいリストやドキュメントライブラリがある場合は、
今回作成した営業部の SharePoint グループを再利用することで、手間なく権限付与ができます。
今後営業部のユーザーに増減があったとしても、
その SharePoint グループのメンバーのみ編集することで、権限の変更を対応できます。
このように SharePoint グループを使うと、サイト内の権限管理が容易になります。
まとめ～どちらを使うのが最適なの？
ここまでの内容をまとめると同時に、
どのような場合にどちらのグループを使うのが適切なのかをそれぞれ考えていきましょう。
Microsoft 365 グループは、
複数のアプリケーションにおいてまとめてユーザーを管理したい場合に有効です。
対して SharePoint グループは、
SharePoint サイトごとにより細かく権限を管理したい場合に適切です。
どちらのグループを使うべきか迷ったときは、
「そのグループが影響する範囲」を軸に考えると適切な判断をすることができます。
いかがでしたでしょうか？
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