ユーザー情報リストのデータエクスポート

こんにちは、SxSの村木です。

もう秋だというのに、全然秋らしくない気温ですね。
とはいえ徐々に気温が下がり、過ごしやすくなってきて嬉しく思います。

さて、ユーザー情報リストのデータエクスポートについて、具体的な方法をご説明します。

以前に掲載した記事 “SharePoint グループのユーザー一覧をエクスポートする方法” にも関連しますので、是非最後までご覧ください!

目次

ユーザー情報リストとは?

そもそもユーザー情報リストとは何なのかご存知でしょうか。

ユーザー情報リストとは、SharePoint サイト毎に存在する、サイト内のユーザーのデータを保存するリストとなります。
こちらのリストは SharePoint サイトのシステム上のリストとなり、ブラウザ上ではデータ追加や編集、リスト設定の変更などはできません。

ユーザー情報リストへのデータ追加は、権限の付与時など SharePoint の仕様に沿ったタイミングで自動的に追加されます。
※ データ追加タイミングの仕様については、今回は省略します。

ユーザー情報リストのアクセス方法

ユーザー情報リストはサイトコンテンツには表示されませんので、通常の導線ではアクセスすることができません。

ただ、PowerShell コマンドなどで非表示のリストも含めたリスト一覧を取得すると、ユーザー情報リストの存在が分かり、リストの URL も分かります。

判明した URL をブラウザのアドレスバーに入力し直接遷移すると、ユーザー情報リストにアクセスできます。

ユーザー情報リストの URL

<サイトの URL>/_catalogs/users

ユーザー情報リストのデータエクスポート方法

通常のリストはデータを Excel にエクスポートすることができますが、ユーザー情報リストはその機能が使用できません。

ではどのようにエクスポートするかというと、Excel の Power Query を使用して、データをエクスポートします。
具体的な手順は以下の通りです。

  1. Excel のデスクトップアプリを起動し、リボンメニュー内の [データ] タブをクリックします。
  2. [データの取得] > [その他のデータ ソースから] > [SharePoint リストから] をクリックします。
  3. データを取得したいサイト URL を入力し、[OK] をクリックします。
  4. 左側から [Microsoft アカウント] をクリックします。
  5. [サインイン] をクリックし、権限のあるアカウントでサインインし、[接続] をクリックします。
  6. 左側にリストの一覧が表示されますので、[ユーザー情報リスト] を選択し、[読み込み] をクリックします。

エクスポート後、必要に合わせて行や列を調整していきます。

エクスポートしたデータの利用シーン

最後に「エクスポートしたデータはどういった時に使用するのか」といったお話しですが、やはりよくある利用シーンのイメージとしては、サイト内のユーザーの棚卸しの時かと思います。

例えば、SharePoint グループ内のメンバーを棚卸しする際は、冒頭に記載した “SharePoint グループのユーザー一覧をエクスポートする方法” を利用することができます。

しかしこちらの方法では、部署や役職といった情報は出力されません。

そういった情報も含めたいという場合は、今回エクスポートしたユーザー情報リストのデータをマージすることにより、必要な情報が網羅されたメンバー一覧を作成することができます。


今回の記事は以上となります。

SxSでは、今回のように通常の操作とはちょっと異なる手段も含めて、総合的に判断して手順をご案内しております。
もし興味がありましたら、是非問い合わせフォームよりご連絡ください。

ではまた次回の記事でお会いしましょう!
SxSブログのチェックをよろしくお願いします!

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